En España, las horas extra no declaradas siguen siendo una de las grandes sombras del mercado laboral. Por eso, el control horario 2025 deja de ser una formalidad para convertirse en una obligación legal reforzada.
Desde 2019, todas las empresas —sin importar su tamaño— están obligadas a registrar la jornada laboral de sus empleados.
Pero con la nueva ley de fichaje digital 2025, el foco cambia: ahora importa la trazabilidad, la transparencia y la digitalización de esos registros.
El mensaje del Gobierno es claro: quien no cumpla, pagará caro.
¿Qué exige la ley de control horario 2025?
La normativa afecta a todas las empresas y autónomos con empleados, ya sean tres personas en una oficina o una gran corporación. Cada registro de jornada laboral debe incluir:
- Hora exacta de entrada y salida.
- Acceso inmediato del registro para el trabajador, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
- Conservación mínima de los datos durante cuatro años.
El origen de esta obligación se encuentra en el Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el Estatuto de los Trabajadores.
Sin embargo, la reforma de 2025 sobre fichaje digital va más allá: exige que los registros se realicen mediante sistemas digitales verificables, capaces de impedir manipulaciones y reflejar pausas, horas extra o teletrabajo.
En resumen: los Excel y fichajes en papel ya no son válidos.
Estado actual del control horario en España (2025)
La ley de fichaje digital 2025 refuerza el marco existente para adaptarlo al trabajo híbrido y remoto.
Hoy, toda empresa debe garantizar que su sistema de control horario:
- Sea fiable y verificable.
- Permita identificar pausas y desplazamientos.
- Esté siempre accesible para inspección.
Aunque no se obliga a usar un software concreto, en la práctica los sistemas digitales son la única opción segura para cumplir la normativa laboral.
“El objetivo no es controlar, sino proteger: garantizar que cada hora trabajada cuente y quede reflejada”, indican fuentes del Ministerio de Trabajo.
Multas por no fichar: sanciones que pueden hundir a una pyme
No cumplir con la ley de control horario puede salir muy caro. Las sanciones de la Inspección de Trabajo se dividen en tres niveles:
- Leves (60 € – 625 €): errores formales o falta de acceso al registro.
- Graves (625 € – 6.250 €): no registrar correctamente o no conservar los datos.
- Muy graves (hasta 187.515 €): manipulación del registro, ocultación de horas extra o reincidencia.
Además del impacto económico, puede haber reclamaciones laborales y daños reputacionales.
Por qué usar un software de fichaje digital como OnTime
Cumplir con la ley no tiene por qué ser complicado. OnTime, desarrollado en España y adaptado a la nueva ley de control horario 2025, permite a cualquier pyme o autónomo cumplir con todos los requisitos fácilmente:
- Registro automático de entrada y salida con geolocalización y sello horario.
- Informes exportables y auditables ante una inspección.
- Fichaje remoto para equipos en teletrabajo.
- Conservación automática durante 4 años.
- Transparencia total entre empresa y empleados.
Además, OnTime se actualiza continuamente para cumplir con cada cambio normativo y proteger a las empresas ante sanciones.
Checklist de cumplimiento
Haz la prueba:
- ¿Registra la jornada diaria de todos los empleados?
- ¿Conservas los datos durante al menos 4 años?
- ¿Tu sistema es verificable y evita manipulaciones?
- ¿Puedes presentar registros ante una inspección en segundos?
- ¿Tus empleados remotos pueden fichar desde cualquier dispositivo?
Si has respondido “no” a alguna, es momento de actuar.
Prueba gratuita sin tarjeta
Conclusión control horario 2025
El control horario 2025 es más que una obligación: representa un cambio hacia una cultura laboral más justa, moderna y transparente.
Cumplir con la ley de fichaje digital ya no es una tarea administrativa, sino una oportunidad para proteger a las personas y profesionalizar las empresas.
Y en esa transformación, OnTime es el aliado perfecto: una solución simple, segura y 100 % adaptada a la legislación española.
