En 2025, la Inspección de Trabajo en España sigue siendo especialmente exigente con el cumplimiento del registro horario. Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral diaria de sus empleados, pero muchas pymes aún no se han adaptado correctamente o mantienen métodos obsoletos.
La digitalización del fichaje y los nuevos requisitos legales hacen que el control horario ya no sea solo una cuestión administrativa, sino un aspecto clave para evitar sanciones y garantizar la transparencia en la gestión del tiempo laboral.
¿Qué exige la ley?
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, establece la obligación de todas las empresas —independientemente de su tamaño o sector— de llevar un registro diario de la jornada laboral. Este debe incluir la hora de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador, reflejar pausas y descansos, y estar disponible para la Inspección de Trabajo si se solicita.
Además, los registros deben conservarse durante al menos cuatro años y ser accesibles tanto para los trabajadores como para sus representantes legales. El incumplimiento de esta normativa puede acarrear sanciones económicas graves.
📌 Fuente oficial: BOE – Real Decreto-ley 8/2019
Novedades en 2025: lo que debes saber
¿Qué revisa una inspección?
Cuando la Inspección de Trabajo acude a una empresa, solicita de inmediato los registros horarios. Pero no solo se limita a comprobar que existen: analiza la forma en la que se gestionan, si son manipulables, si se firman correctamente y si se actualizan en tiempo real.
También verifica que todos los empleados estén incluidos en el sistema —incluidos teletrabajadores, directivos y eventuales— y que el método utilizado sea fiable, seguro y accesible.
Si la empresa presenta registros incompletos, no firmados, en papel o con datos alterados, se considerará una infracción. Incluso si hay fichajes “en bloque” o sin detalle por trabajador, puede ser motivo de sanción.
¿Qué sanciones existen?
- Entre 626 € y 6.250 € por infracciones leves o primera falta de registros.
- Hasta 187.515 € si se considera infracción muy grave o hay reincidencia.
- Si hay una reclamación individual por exceso de horas o impago de horas extra, el conflicto puede escalar a lo judicial.
Recomendaciones prácticas para cumplir con la ley
- Digitaliza tu sistema de control horario: usa plataformas como OnTime, que permiten registrar entradas y salidas desde navegador, tablet o incluso por WhatsApp. El sistema debe ser accesible, seguro y generar informes firmados digitalmente.
- Capacita a tu equipo: es esencial que todos los empleados comprendan la obligación de fichar, cómo hacerlo correctamente y qué consecuencias puede tener no cumplir.
- Controla también ausencias, vacaciones y turnos: la Inspección puede pedir el calendario de vacaciones, permisos o bajas, y verificar si están bien documentados.
- Centraliza y conserva los registros: guarda todos los datos de forma organizada, con copia de seguridad y acceso rápido. No solo evitarás sanciones, también ganarás en orden y gestión interna.
- Consulta con asesores laborales: un buen asesor o software especializado puede ayudarte a mantener tu empresa siempre al día, sin riesgos ni sorpresas.
¿Cómo te ayuda OnTime?
- Fichar desde cualquier dispositivo, incluido WhatsApp.
- Generar informes mensuales listos para inspección.
- Gestionar ausencias, vacaciones y turnos de forma sencilla.
- Acceder a datos históricos con solo un clic.
- Firmar digitalmente informes y contratos laborales.
Conclusión
La Inspección de Trabajo en 2025 exige mucho más que un control horario simbólico. Las empresas que aún utilizan métodos manuales o no centralizan su información laboral están expuestas a riesgos legales y organizativos.
Adoptar un sistema digital como OnTime no solo te ayuda a cumplir con la normativa, sino que mejora tu eficiencia interna, reduce errores y transmite confianza tanto a empleados como a auditores.