El fichaje digital obligatorio es una de las principales obligaciones laborales que deben cumplir hoy las empresas pequeñas en España. Aunque el registro de jornada ya era exigido por ley desde 2019, las nuevas interpretaciones normativas y los cambios legislativos en curso apuntan claramente a un modelo totalmente digital, dejando atrás sistemas como el papel o el Excel.
Para muchas pymes, el problema no es la falta de voluntad, sino la falta de información clara: qué exige exactamente la ley y cómo cumplirla sin complicarse.
¿Es obligatorio el fichaje para las empresas pequeñas?
- Empresas pequeñas y pymes
- Autónomos con empleados
- Plantillas con turnos, jornada partida o flexibilidad horaria
Esta obligación se establece en el Real Decreto-ley 8/2019, que puede consultarse en el Boletín Oficial del Estado (BOE)
La norma no distingue por número de trabajadores: una empresa con dos empleados tiene las mismas obligaciones legales que una empresa grande en materia de control horario.
Qué exige la ley sobre el registro horario
Según la Guía sobre el Registro de Jornada publicada por el Ministerio de Trabajo, el sistema de fichaje debe cumplir los siguientes requisitos:
- Registrar hora de inicio y fin de la jornada.
- Ser objetivo, fiable y no manipulable.
- Estar disponible para trabajadores, empresa e Inspección de Trabajo.
- Conservar los registros durante al menos 4 años.
Fuente oficial: Guía de registro de la Jornada
Aunque durante años se ha dicho “cualquier formato sirve”, la realidad práctica es que lo importante es poder demostrar que el registro es consistente y verificable. Ahí es donde papel/Excel suelen fallar.
Por qué se habla cada vez más de “fichaje digital obligatorio”
En los últimos años, la evolución de la normativa laboral y su aplicación práctica han dejado una idea clara, el registro horario debe ser digital para garantizar su validez real.
El motivo es claro:
- El papel es fácil de alterar.
- Excel no deja trazabilidad.
- Los sistemas manuales generan conflictos y errores.
Diversos análisis apuntan a que la futura normativa reforzará aún más esta exigencia, aunque algunos medios indican que ciertos plazos podrían retrasarse hasta 2027. Aun así, la dirección legal no cambia: el fichaje digital obligatorio es el modelo hacia el que avanza la legislación.
Riesgos reales para las empresas pequeñas que no se adapten
No adaptarse al fichaje digital obligatorio puede tener consecuencias importantes:
- Sanciones económicas en inspecciones.
- Falta de pruebas en conflictos laborales o despidos.
- Errores en nóminas y horas trabajadas.
- Pérdida de tiempo revisando registros poco claros.
En empresas pequeñas, donde una sola persona suele encargarse de varias funciones, estos problemas se agravan.
El error más común: pensar que digitalizar es complicar
Muchas pymes siguen usando Excel o papel porque creen que un sistema digital implica:
- Costes elevados.
- Curva de aprendizaje.
- Complejidad técnica.
La realidad es que hoy existen herramientas diseñadas específicamente para empresas pequeñas, donde el objetivo es simplificar, no complicar.
Cómo ayuda ONTIME a cumplir el fichaje digital obligatorio
- Registro 100% digital de entradas y salidas.
- Acceso rápido al historial cuando lo necesitas (sin “búsquedas de última hora”).
- Gestión sencilla para responsables y RRHH (aunque seas 2–10 personas).
- Pensado para reducir errores y dar tranquilidad ante inspecciones.
Opinión final: anticiparse al fichaje digital obligatorio es una ventaja competitiva
Aunque algunos detalles normativos siguen ajustándose, el mensaje es claro: el fichaje digital obligatorio ha llegado para quedarse.
Las empresas pequeñas que se anticipen:
- Reducen riesgos legales.
- Ganan seguridad jurídica.
- Ahorran tiempo en gestión.
- Mejoran la organización interna.
Esperar al último momento rara vez es una buena estrategia.