Para muchas pymes, Excel ha sido durante años el recurso por defecto para casi todo: llevar la contabilidad, organizar turnos, y también registrar entradas y salidas de trabajadores. Sin embargo, cuando se trata de cumplir con la normativa de control horario, Excel ya no es suficiente.
Con la legislación laboral cada vez más estricta y las inspecciones más frecuentes, usar hojas de cálculo para fichar se ha vuelto una práctica obsoleta, arriesgada e ineficiente. Este artículo repasa los errores más comunes que cometen las empresas al usar Excel para el control horario y ofrece soluciones claras y modernas para superarlos.
Error 1: Falta de trazabilidad y seguridad
Uno de los mayores problemas de usar Excel es que cualquier persona con acceso puede modificar los datos. Basta con cambiar una hora de entrada o borrar un registro sin que quede constancia. En caso de inspección, esto se considera una grave falta de fiabilidad.
Además, Excel no permite controlar quién editó qué, cuándo lo hizo, ni ofrece una copia segura de respaldo. La trazabilidad es nula, lo cual vulnera directamente las exigencias del Real Decreto-ley 8/2019, que exige que el sistema sea “objetivo, fiable y accesible”.
Error 2: Registros incompletos o versiones desactualizadas
En muchas pymes, cada responsable gestiona su propia plantilla Excel, lo que da lugar a versiones distintas, archivos duplicados y registros desactualizados. Esto genera inconsistencias, errores de cálculo y falta de control sobre la jornada real trabajada.
Además, los empleados no siempre saben si deben enviar sus fichajes por correo, rellenar una tabla compartida o simplemente confiar en que “alguien lo está apuntando”. Todo esto conduce al desorden.
Error 3: Incumplimiento de la normativa
El uso de Excel, aunque útil para cálculos internos, no cumple con la normativa cuando se trata de control horario. La ley exige conservar los registros durante al menos cuatro años, que estos sean accesibles al trabajador y a la Inspección, y que reflejen fielmente el horario de entrada, salida y pausas.
Una hoja de cálculo editable, sin firma digital, sin bloqueo de datos ni control de acceso, no puede garantizar este cumplimiento. Esto pone a la empresa en una situación legal comprometida.
Error 4: Gestión manual de vacaciones y ausencias
Muchas empresas intentan llevar el control de ausencias en el mismo archivo de fichajes, añadiendo columnas extra o pestañas confusas. Esto no solo resulta difícil de mantener actualizado, sino que hace imposible tener una visión clara de la disponibilidad del equipo.
Además, no permite notificaciones, aprobaciones, documentación justificativa ni seguimiento automatizado de solicitudes. Todo termina gestionándose por correo electrónico, lo que aumenta la carga administrativa y el riesgo de errores.
Error 5: Pérdida de tiempo y esfuerzo mal invertido
El mayor coste de usar Excel para controlar la jornada no es económico: es operativo. Requiere revisar manualmente los datos, cruzarlos con otros archivos, generar reportes a mano, y resolver errores que podrían evitarse con un sistema automatizado.
Cada hora invertida en validar fichajes, responder correos de empleados o rehacer informes, es tiempo que tu empresa podría estar dedicando a tareas más estratégicas.
OnTime: la alternativa profesional al caos del Excel
OnTime es un software de control horario 100% online diseñado para pequeñas y medianas empresas. Su objetivo es claro: hacer fácil y legal el registro de jornada sin complicar al equipo.
A diferencia de Excel, OnTime ofrece un entorno digital seguro, trazable y accesible desde cualquier dispositivo. Permite a los empleados fichar desde la web, una tablet en la oficina o incluso por WhatsApp, registrando automáticamente la hora de entrada y salida.
Cada registro queda protegido, asociado al usuario, y se conserva durante años. Los responsables pueden generar informes mensuales en segundos, filtrar por centro de trabajo, turno o estado, y mantener todos los datos centralizados y auditables.
Pero eso no es todo. OnTime también incluye:- Gestión de vacaciones y ausencias con solicitud, aprobación y justificación desde un mismo entorno.
- Paneles de control en tiempo real para saber quién está trabajando y quién está de baja o ausente.
- Firma electrónica avanzada, para validar informes o contratos.
- Informes descargables con validez legal para presentar ante inspecciones de trabajo.
- Soporte personalizado, pensado para pymes sin equipo técnico.
